Zásady ochrany osobních údajů
Projekt Zlin Design Week je spravován studenty v rámci předmětu Komunikační agentura Fakulty multimediálních komunikací Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně. Proto údaje, které zpracovává, podléhají zásadám Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně.
Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně, veřejná vysoká škola zřízená zákonem č. 404/2000 Sb., o
zřízení Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně, IČ: 70883521, se sídlem nám. T. G. Masaryka 5555,
760 01 Zlín, ID schránky ahqj9id (dále jen „UTB ve Zlíně“) jako správce osobních údajů
přistupuje k osobním údajům jako k vlastnictví uživatelů dalších služeb UTB ve Zlíně (dále jen
„uživatel“), které má pouze propůjčené k určitým, předem daným a výhradně stanoveným
účelům:
- poskytování služeb Akademické poradny pro studenty a zaměstnance,
- poskytování služeb ombudsmana,
- účast uživatelů na seminářích, workshopech, konferencích a podobných akcích,
- poskytování služeb studia v rámci celoživotního vzdělávání (CŽV) a Univerzity třetího
věku (U3V), - zasílání informativních nabídek akcí,
- akademické obřady,
- pronájem prostor UTB fyzickým osobám,
- ubytování třetích osob (vč. rodinných příslušníků zaměstnance) v rekreačních
objektech UTB ve Zlíně
I.
Zpracování osobních údajů a právní tituly pro jejich zpracování
UTB ve Zlíně se při zpracování osobních údajů uživatelů řídí zásadou zákonnosti, tzn., že
osobní údaje uživatelů zpracovává v odpovídajícím rozsahu a za splnění jedné z níže
uvedených podmínek:
1) Zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění právních povinností, které se
na UTB ve Zlíně vztahují
- pro účely přijetí studentů ke studiu CŽV a U3V (podle ust. § 60 odst. 1
zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, dále jen „ZoVŠ“, a v souladu
s Řádem celoživotního vzdělávání UTB ve Zlíně) jméno, příjmení, rodné číslo,
adresu místa trvalého pobytu, popř. bydliště mimo území ČR, u cizinců také
datum narození, pohlaví, bydliště v ČR a státní občanství; - pro účely studia CŽV a U3V (analogicky podle ZoVŠ jméno, příjmení, rodné
číslo, datum narození, osobní číslo, vzdělání, bydliště) - pro účely habilitačního řízení a řízení ke jmenování profesorem (jméno a
příjmení, tituly, životopis, dosažené vzdělání, údaje o pedagogické praxi,
seznam vědeckých, odborných nebo uměleckých prací, údaje o vědeckých,
odborných nebo uměleckých stážích, obor habilitačního řízení, resp. řízení ke
jmenování profesorem); - pro účely povinnosti vést evidenční knihu při ubytování třetí osoby (vč.
rodinných příslušníků zaměstnance) v rekreačních objektech UTB ve Zlíně
(§ 3g z. č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, v platném znění. Obecně
závazná vyhláška městyse Nový Hrozenkov o místním poplatku z pobytu) –
jméno, popř. jména, příjmení, datum narození, číslo a druh průkazu totožnosti
(může to být občanský průkaz, cestovní doklad, potvrzení o přechodném pobytu
na území, průkaz o povolení k pobytu, průkaz o povolení k pobytu pro cizince,
průkaz o povolení k trvalému pobytu, průkaz žadatele o udělení mezinárodní
ochrany nebo průkaz žadatele o poskytnutí dočasné ochrany), adresa místa
přihlášení nebo obdobného místa v zahraničí, doba ubytování (datum začátku a
konce), výše vybraného poplatku nebo důvod osvobození od poplatku; - pro účely povinnosti vést domovní knihu při ubytování třetí osoby (vč.
rodinných příslušníků zaměstnance) – cizince v rekreačních objektech UTB
ve Zlíně (§100 písm. f) z. č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území ČR,
v platném znění) – jméno, popř. jména, příjmení, den, měsíc a rok narození,
státní občanství, číslo cestovního dokladu, číslo víza, trvalé bydliště, počátek a
konec ubytování, účel pobytu, název a číslo objektu ubytování, podpis klienta.
2) Zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely oprávněných zájmů subjektu
údajů, resp. oprávněných zájmů UTB ve Zlíně
- pro účely přijetí studentů ke studiu CŽV a U3V – telefonní číslo a e-mail, za
účelem efektivní komunikace s uživatelem - pro účely studia CŽV a U3V – telefonní číslo a e-mail, za účelem efektivní
komunikace s uživatelem - pro účely realizace akademických obřadů – jmenování docentů, představení
profesorů (jméno, příjmení, tituly, obor habilitačního řízení, resp. řízení ke
jmenování profesorem, název práce). Dále při udělování cen a medailí – donátor
ceny (jméno a příjmení, v případě fyzické osoby), jméno, příjmení oceněného.
3) Zpracování osobních údajů je nezbytné pro plnění smlouvy (smluvního
vztahu), jejíž smluvní stranou je subjekt údajů - pro účely kurzů českého jazyka pro cizince (podle zákona č. 89/2012 Sb.,
Občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů jméno, příjmení, email,
pohlaví, datum narození, národnost, číslo pasu, bydliště, fakturační adresa,
vzdělání, úroveň znalosti českého jazyka) - pro účely účasti uživatelů na seminářích a vzdělávacích kurzech
s vydáváním osvědčení (podle zákona č. 89/2012 Sb., Občanského zákoníku,
ve znění pozdějších předpisů identifikační údaje klienta: a) právnická osoba:
jméno, příjmení konkrétního účastníka, datum narození, e-mail, další osobní
údaje vztahující se k úrovni semináře či kurzu jako např. úroveň znalosti jazyka,
vzdělání, apod. b) fyzická osoba: jméno, příjmení, datum narození, bydliště, e-
mail, další osobní údaje vztahující se k úrovni semináře či kurzu jako např.
úroveň znalosti jazyka, vzdělání, apod.)
- pro účely účasti uživatelů na konferencích, workshopech a podobných akcí
(podle zákona č. 89/2012 Sb., Občanského zákoníku, ve znění pozdějších
předpisů identifikační údaje klienta: a) právnická osoba: jméno, příjmení
konkrétního účastníka, e-mail). - pro účely pronájmu prostor UTB fyzickým osobám
4) Zpracování osobních údajů probíhá na základě výslovného souhlasu subjektu
údajů - pro účely komunikace Akademické poradny s uživatelem – na základě jeho
uděleného souhlasu – email nebo telefonní číslo (za účelem sjednání termínů
schůzek) - pro účely využívání služeb Akademické poradny – na základě souhlasu
uživatele jméno, příjmení - pro účely využívání služeb ombudsmana UTB – na základě souhlasu
uživatele jméno, příjmení, kmenová součást zaměstnance/studenta - pro účely zasílání newsletterů a přehledů o připravovaných akcí UTB či
jednotlivých součástí – na základě souhlasu e-mail.
II.
Sdílení osobních údajů
Osobní údaje uživatelů CŽV a U3V jsou vedeny v elektronické podobě v informačním
systému STAG, případně ve fyzické podobě na příslušných odděleních UTB ve Zlíně
(neakreditované programy). Přístup k nim mají pouze odpovědní zaměstnanci UTB ve
Zlíně a event. jejich přímí nadřízení.
Osobní údaje uživatelů kurzů, seminářů, workshopů, konferencí, apod. jsou vedeny
zpravidla v elektronické podobě v PC odpovědných zaměstnanců, event. fyzicky
v šanonech na příslušných odděleních, zodpovědných za organizaci těchto akcí. Přístup
k těmto osobním údajům mají výlučně odpovědní zaměstnanci UTB ve Zlíně a jejich přímí
nadřízení.
Výjimkou může být realizace kurzů, seminářů, workshopů, konferencí apod. z dotačních
titulů, kde může mít k prezenční listině přístup také poskytovatel dotace nebo příspěvku na
akci na základě písemného smluvního ujednání.
Osobní údaje uživatelů služeb Akademické poradny jsou vedeny fyzicky v šanonech a
uloženy v uzamykatelných skříních a uzamčené kanceláři. Přístup k těmto údajům má
výlučně odpovědný zaměstnanec Akademické poradny.
Osobní údaje třetích osob (vč. rodinných příslušníků zaměstnance) týkající se jeho
ubytování v rekreačních objektech UTB a s tím související evidenční a domovní knihy, jsou
uloženy na technicko-provozním odboru rektorátu UTB.
III.
Přístup k osobním údajům
Každý uživatel má právo požadovat opravu, výmaz nebo omezení zpracování osobních
údajů, stejně jako právo požadovat přenesení osobních údajů. Rovněž má právo vznést
námitku ohledně zpracování osobních údajů prostřednictvím pověřence pro ochranu
osobních údajů na e-mailové adrese: dpo@utb.cz. V případě, že uživatel poskytl souhlas se
zpracováním svých osobních údajů, má právo tento svůj souhlas kdykoliv odvolat.
Podrobnosti včetně ostatních kontaktů jsou uvedeny na webových stránkách UTB v sekci
Ochrana osobních údajů. Uživatel má rovněž právo vznést stížnost u dozorového úřadu.
IV.
Lhůty pro zpracování osobních údajů
Lhůty pro zpracování osobních údajů jsou stanoveny ve Spisovém a skartačním řádu UTB
ve Zlíně, který je plně v souladu s příslušnými právními předpisy týkajícími se archivnictví.
Osobní údaje, které jsou nezbytné pro splnění povinností vyplývajících ze smlouvy či
z obecně závazných právních předpisů bude UTB ve Zlíně zpracovávat po dobu stanovenou
příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi i po případném odvolání souhlasu
uživatele.
Osobní údaje poskytnuté uživatelem na základě jeho souhlasu bude UTB ve Zlíně
zpracovávat pouze po dobu poskytování služeb Akademické poradny, nejdéle po dobu dvou
let od poskytnutí souhlasu, nebude-li tento souhlas se zpracováním osobních údajů ze strany
uchazeče odvolán dříve. Poté budou tyto osobní údaje skartovány. Uchazeč bere na vědomí,
že s blížícím se koncem uvedené doby může být dotázán, zdali si přeje i nadále, aby UTB
ve Zlíně zpracovávala jeho osobní údaje k uvedeným účelům a zdali, uchazeč poskytne
UTB ve Zlíně k tomuto zpracování souhlas.
